Netti pätkii, naapuri päättää porata telkkarin seinään juuri kun kokouksen pitäisi alkaa, kokouskutsua ei löydy, tiimikaverien puheesta ei kuule mitään. Etäkokous pilalla? Ehkä silloin, jos kaikki tekijät ovat pielessä yhtä aikaa. Onneksi viisas voi kuitenkin tehdä paljon riskien minimoimiseksi.
Kokouksen onnistuminen ei ole kiinni pelkästään koollekutsujasta, vaan myös kokouksen osallistujista ja kokouksen mahdollistavasta organisaatiosta. Tässä 6 yksinkertaista muistisääntöä, joiden avulla osallistuja voi parantaa kokousta kaikkien osalta.
1. Varmista hyvä nettiyhteys
Ilman hyvää nettiyhteyttä ei ole hyvää etäkokousta.
Kokous alkaa kolmen minuutin päästä. Olet juuri ja juuri ennättänyt asiakkaalta Cafe Picniciin, jossa pääsee käyttämään wifiä latten hinnalla. Harmiksesi kuitenkin huomaat, että kahvilan 20 muuta asiakasta käyttävät samaista verkkoa, eikä kokouksesta kuule kuin katkonaista suhinaa.
Lataa… Lataa… Kyllä se kokousikkuna jossain vaiheessa avautuu… Kai.
Tämä on tyypillinen tilanne, jota ei välttämättä osaa ottaa huomioon etukäteen, varsinkaan kiireessä. Jos et voi luottaa sijaintisi verkkoyhteyteen, käytä sen sijaan kännykän verkkoyhteyttä. Jos et ole aikaisemmin jakanut kännykän nettiyhteyttä tietokoneelle.
Toinen vaihtoehto on osallistua kokoukseen kännykällä tai tabletilla itsellään. Et välttämättä tarvitse tietokonetta lainkaan. Tällöin on hyvä pitää nappikuulokkeita mukana, jotta kokouksesta kuulee jotakin.
2. Varmista hiljainen ympäristö
Huono sijainti voi aiheuttaa meluhaittaa. Julkiset paikat, kuten kahvilat, ovat riskialttiita melulle. Niitä kannattaa siis välttää, jos aiot osallistua kokoukseen muutenkin, kuin passiivisena kuuntelijana. Kirjastoissa taas ei voi puhua, vaikka niissä muuten hiljaista onkin.
Oliko tämä nyt ihan paras paikka liittyä mukaan etäkokoukseen?
Suomessa ei toistaiseksi ole saatavilla kustannustehokkaita etäkokoustiloja yhdelle, joissa olisi taatusti hyvä nettiyhteys ja taatusti hiljainen ympäristö (yrittäjät ohoi!). Siispä hotellihuoneen lisäksi ainoa sopiva etäkokoustila löytyy kotoa tai mökiltä. Kotikaan ei aina ole meluton, varsinkaan jos hoitaa lapsia työn lomassa. Täydellistä työympäristöä ei ole olemassakaan, mutta kysehän oli riskien minimoimisesta.
3. Muistuta järjestäjää kokouksen tallentamisesta
Jos ympäristössä on häiriötekijöitä tai yhteys pätkii, mutta kokous on oikeasti tärkeä, pyydä kokouksen järjestäjää tallentamaan kokous. Näin voit ainakin jälkeenpäin kuunnella, mitä kokouksessa keskusteltiin.
Muistuta myös, että kokous olisi hyvä dokumentoida kirjallisesti. Kirjallinen tiivistelmä kokouksesta on jopa tärkeämpi, kuin videotallennus, koska tiivistelmää voi helpommin hyödyntää myöhemmin.
4. Käytä kuulokkeita ja mikrofonia
Etäkokoustaminen on välineurheilua. Ilman laitteita ja nettiyhteyttä kokous ei onnistu lainkaan, mutta tarvitaan myös laadukas headsetti (kuuloke-mikrofoniyhdistelmä) tai nappikuulokkeet, jotta kokouksesta jäisi käteen muutakin kuin paha mieli.
Laadukas headsetti maksaa enemmän kuin 20 euroa. Siinä on todennäköisesti USB-liitäntä, se tuntuu hyvältä päässä parikin tuntia kerrallaan, ja mikrofoni on laadukas. Monen headsetin mukana tulee myös ohjelma, jolla mikrofonin herkkyyttä ja muita asetuksia voi säätää.
Mobiililaitteessa on yleensä hyvä mikrofoni (kännyköissä tämä on perusedellytys!), mutta kaiuttimesta ei ole mihinkään. Hyvät nappikuulokkeet tuovat osallistujien äänet stereoksi ja peittävät ympäristön äänet häiritsemästä.
5. Varaa aikaa työkalujen tarkistamiseen
Olet jo valinnut rauhallisen paikan etäkokousta varten, ja headsetti on päässä, mutta ovatko työkalut kunnossa? Jos tämä on ensimmäinen etäkokouksesi näillä työkaluilla, varaa reilusti aikaa ongelmien selvittämiselle.
Tietokoneelle joutuu ehkä asentamaan (tai päivittämään) jonkin selainlaajennuksen tai sovelluksen. Windows haluaa ehkä juuri nyt välttämättä asentaa päivityksen ja kone pitää käynnistää uudelleen. Puhelimeen pitää ehkä hankkia appsi, kun etäkokoukseen osallistuu ensimmäisen kerran.
Eiiiii nyt! Kokouksessa pitäisi olla jo!
Missä se kutsulinkki nyt olikaan? Kokouskutsu tuli sähköpostilla, mutta missä viesti nyt on? Fiksuinta on tietenkin kopioida kutsulinkki kalenteriin saman tien, kun kutsu tulee. Jos tämä askel on unohtunut, linkin löytäminen postilaatikon syövereistä voi viedä tovin.
Varaa 15 minuuttia teknisten ongelmien selvittämiseen, niin olet valmiina kokouksen alkaessa.
6. Muista mute
Liian usein etäkokouksissa unohdetaan mykistää mikrofoni. Kaikki ympäristön äänet kantautuvat muiden osallistujien korviin: kahvilan lusikoiden kilinä, koiran haukkuminen, vauvan itku, ilmastointilaitteiden humina.
Mikrofoni onkin hyvä oppia mykistämään aina, kun ei itse ole äänessä. Jos osallistujia on kymmenen, mykistystoiminnon käyttö on suorastaan pakollista, jottei kokousta käydä virtuaalisessa baarissa. Monissa headseteissä onkin erillinen fyysinen mykistysnappi ja statusvalo, jolla mykistystä on helppo hallita.
Hyvä kokous, parempi mieli
Kun muistat nämä perusasiat (ja tiimikaverisikin muistavat ne), etäkokoustaminen on mukavampaa kaikille. Järjestäjänkin täytyy tietenkin ottaa huomioon tärkeimmät asiat. Kokous voi myös silti mennä pieleen, jos työnantaja ei tarjoa oikeita työkaluja tai tarpeeksi tukea etäkokousten onnistumiseen.
Jotta voisimme tehdä etätöitä tehokkaasti, meidän pitää pystyä etäkokoustamaan tehokkaasti. Tämä vaatii parhaita käytäntöjä niin kokousten järjestäjiltä, osallistujilta kuin työnantajiltakin.
